Da Revit a Slack passando per Trello

Nel settore in cui operiamo si sviluppano progetti e i progetti necessitano nella maggior parte dei casi di gruppi di lavoro; quest’ultimi vanno organizzati e coordinati. Penso di non temere smentite se affermo che uno degli aspetti principali nella gestione di un gruppo di lavoro sia la necessità di garantire una efficiente e tempestiva comunicazione tra gli attori in causa. Gli strumenti che esamineremo da qui in avanti vanno esattamente nella direzione di facilitare la gestione del team e la comunicazione tra i suoi membri, con il pregio di possedere una semplicità d’uso che rappresenta, giusto per usare un termine oggi molto in voga, la loro killer feature.

L’obbiettivo che mi ero proposto e che mi ha portato all’individuazione di questi software, è stato quello di individuare uno spazio virtuale in cui i ruoli manageriali e di coordinamento potessero definire ambiti, obbiettivi, goal, e task per lo sviluppo del progetto o parte di esso. Un ambiente in cui con estrema rapidità fosse possibile seguire l’andamento del lavoro dei diversi membri del team. Non volevo pero impiegare strumenti complessi, senz’altro in grado di fornire report più dettagliati, ma che di norma prevedono ingenti investimenti in termini economici e di tempo per la formazione. Un’altra condizione imprescindibile per l’adozione di tale ambiente è che fosse visionabile e modificabile ( naturalmente definendo gerarchie e restrizioni utente) all’intero team di lavoro. Tutto questo non dando per scontato che l’intero gruppo operasse all’interno della stessa struttura e locazione fisica.

Dopo averne provati diversi ho trovato in Trello la soluzione che mi ha soddisfatto maggiormente; possiede tutte le caratteristiche espresse sopra, unitamente a immediatezza e facilità uso. Si tratta di un software molto diffuso, ma, nel caso in cui ancora non ne aveste sentito parlare, ecco le caratteristiche principali: Trello permette la definizione di Gruppi ( identificazione del progetto e/o del team di lavoro), Bacheche (il progetto o un ambito dello stesso), e all’interno di queste, Liste ( obbiettivi o goal a seconda di come si imposta il lavoro) che a loro volta contengono delle schede ( le azioni da intraprendere). Queste ultime hanno il pregio di fornire diverse informazioni quali il/i membro/i del gruppo a cui è assegnato il compito di portarle a termine, etichette, data di scadenza, descrizione, checklist etc. È inoltre possibile inserire commenti e allegati cosa che, come vedremo, si rivelerà estremamente funzionale ai nostri scopi. Altra caratteristica fondamentale è la possibilità di spostare le schede tra una lista ad un’altra ( pensate a un banalissimo To Do > Done ) e di archiviarle senza eliminarle. Non mi dilungo oltre, nel caso voleste approfondire trovate la descrizione di tutte le sue funzioni qui.

 

Gruppi e bacheche Trello

Figura 1 – Gruppi e bacheche di Trello.

Figura 2 - Una Lista con scheda in Trello

Figura 2 – Una Lista con scheda in Trello

Il contenuto di una scheda di Trello.

Figura 3 – Contenuto di una scheda.

Trello dunque la scelta per quanto riguarda la componente prettamente manageriale della questione,il passo successivo è stato occuparmi dell’aspetto comunicazione. Il software infatti ha un efficiente sistema di notifiche, ma, purtroppo, basato su email; non male, ma avendo sviluppato una rara forma di dermatite atopica da casella intasata, ho cercato qualche cosa che fosse decisamente più pratico e immediato.

Un gruppo di lavoro come quello ipotizzato infatti, ha necessariamente bisogno di uno spazio virtuale ben organizzato dove porre domande, trovare risposte, segnalare problemi, inviare informazioni e richieste; al gruppo stesso, a un suo sottoinsieme, o a un singolo membro.

Slack ( eccolo il mio campione) permette tutto questo e molto altro tanto da guadagnarsi una posizione di primo piano nell’ambito degli strumenti di comunicazione per team anche per l’utilizzo professionale. Non mi dilungherò nell’esporne approfonditamente le caratteristiche (lo strumento è veramente noto, ma, in ogni caso trovate tutte le informazioni qui), mi limiterò a specificare che le conversazioni in Slack sono organizzate in canali tematici ( ES:ambito, problema, utente, etc.) che possono essere accessibili a tutto il team (quindi canali pubblici) o solo a una parte di esso (canali privati). È inoltre possibile scambiarsi messaggi diretti.

Individuato lo strumento di comunicazione più idoneo si è trattato di metterlo in relazione con la parte “organizzativa” della questione. Fortunatamente Trello lo annovera tra i suoi Power-up, ovvero le applicazioni che è possibile collegare ad una bacheca. Sfortunatamente solo se siete un utente Gold. Poco male la piattaforma offre gratuitamente un mese come utente Gold per ogni persona c he invitate a usare il programma fino a dodici mesi, c’è ne è abbastanza per farsi una idea precisa se il prodotto fa per voi

Vediamo che cosa comporta il collegamento tra le due applicazioni.

In primo luogo è possibile definire una scheda in Trello e pubblicarla su Slack.(Figura 4)

Una scheda di Trello pubblicata su Slack

Figura 4 – Una scheda di Trello pubblicata su Slack

Successivamente i membri del gruppo Slack, inscritti al canale in cui la scheda è stata pubblicata, hanno la possibilità di (Figura 4):

  • Join>cioè svolgere o (concorrere allo svolgimento) della task definita nella scheda.
  • Subscribe> ricevere una notifica relative alle modifiche apportate alla scheda.
  • Due date> modificare la data di scadenza entro la quale la task deve essere completata.
  • Label>Aggiungere una etichetta.
  • Attach Conversation> Allegare una conversazione. In pratica è possibile allegare le conversazioni o stralci di esse avvenute in Slack ai commenti delle schede in Trello.

In realtà queste rappresentano solo le funzioni di base, quelle per cui i programmatori hanno sviluppato appositi pulsanti ma, utilizzando una semplice sintassi (che trovate qui) è possibile fare molto altro come, per esempio, ricercare la data e l’ora di una riunione nell’agenda di Trello in modo da comunicarla all’interno del canale.

A questo punto abbiamo ottenuto l’integrazione di uno strumento idoneo alla pianificazione con uno dalla vocazione comunicativa notevolmente più spiccata con gli indubbi vantaggi che questo comporta in termini di gestione del team. Riporto i due che ritengo più incisivi:

  • Maggiore tempestività nella veicolazione delle informazioni.
  • Possibilità di trasformare immediatamente il risultato di un confronto in una azione definita, assegnandone la responsabilità e la scadenza.

Ma in tutto questo cosa centra Revit? Per chi ha eletto questo software di Autoring a strumento principale di lavoro c’è una bella notizia: esiste una app sviluppata da proving ground denominata Conductor che porta Trello dentro Revit permettendo il collegamento diretto tra pianificazione (Trello) e modello in fase di sviluppo.

Installata l’applicazione ed effettuato l’accesso al proprio account di Trello è possibile individuare il gruppo e la board (bacheca) di riferimento per il progetto aperto (Figura 5)

Figura 5 - Identificazione gruppo e bacheca in Revit

Figura 5 – Identificazione gruppo e bacheca in Revit

selezionare o creare una scheda (Figura 6)

Figura 6 - Individuare Lista e scheda di Trello

Figura 6 – Individuare Lista e scheda di Trello

e per esempio assegnarla a un membro del team (Figura 7).

Figura 7 - Assegnare un membro alla scheda

Figura 7 – Assegnare un membro alla scheda

Aggiungere commenti o allegati. Quest’ultimi in particolare potrebbero essere screenshot di viste di progetto o di parti di esse per specificare in maniera più precisa l’oggetto di una task.

Ancora il software consente spostare una scheda (card) da una lista a un’altra (per esempio dalla lista to do a quella in progress e infine a done etc.)

Giusto per ragionare in concreto non mi è difficile ipotizzare uno scenario in cui venga richiesta una verifica dal cantiere. Un addetto scatta una foto in loco e la pubblica su Slack. I responsabili delle diverse discipline esaminano l’immagine e nel caso ci sia effettivamente un problema sviluppano una soluzione che comporti delle modifiche al progetto. A questo punto un manager con proprietà di amministratore crea una apposita lista in Trello ( o una bacheca con più liste) e ciascun responsabile di disciplina direttamente dal modello Revit crea le relative schede assegnando addetti, priorità, scadenza etc.

È possibile ipotizzare anche il percorso inverso in cui nel progetto si riscontri una incongruenza, si crei l’apposita card, la si condivida su Trello e da questo a Slack. In questo ambiente si elabora una possibile soluzione, (magari coinvolgendo membri di altre discipline o consulenti che mai nulla avranno a che fare con lo sviluppo del modello Revit) e da qui tornare al modello per implementare le modifiche.

Se i workflow possono apparire articolati vi assicuro che l’estrema semplicità degli strumenti ne facilita molto l’adozione e a questo stadio di sperimentazione non ho individuato lag di qualche tipo che li possano rallentare.

Direi che è tutto, fatemi sapere cosa ne pensate.

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